Dirigeants : Quels frais peuvent vous être remboursés par l'entreprise ?

Remboursement de frais : les règles à suivre

La réglementation sur le remboursement des frais avancés par un dirigeant d’entreprise est beaucoup
plus restrictive que celle qui s’applique aux salariés de l’entreprise.

Lorsqu’un dirigeant souhaite se faire rembourser des frais engagés pour l’entreprise, il doit s’assurer que ces derniers aient les caractéristiques suivantes :

• Qu’ils aient été engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
• Qu’ils disposent d’un justificatif (facture, note de frais, …),
• Qu’ils soient remboursés à l’euro près. Les frais remboursés sous forme d’un forfait étant imposables.

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Les loyers et charges des dirigeants exerçant à domicile

Le dirigeant qui consacre une pièce de son domicile à l’exercice de sa profession peut demander le remboursement d’une quote-part de son loyer et de certaines charges (électricité, internet, eau,
téléphone, ....) à l'entreprise.

 

Le remboursement des frais engagés avant la création
d’une entreprise

Lorsqu’un porteur de projet crée son entreprise, il est amené à engager des frais avant que la société ne soit constituée :

• fournitures, annonces légales, honoraires, déplacements, frais d’immatriculation, …. 

La plupart des dépenses sont remboursées au dirigeant à condition qu’il puisse présenter
un justificatif.

 

La formation et la documentation

Les formations du dirigeant sont remboursables et déductibles des impôts à condition qu’elles soient réalisées par un organisme agréé.

Remarque : les dirigeants peuvent bénéficier d’aides spécifiques pour leurs formations comme un crédit d’impôt.

 

Les sommes versées en exécution d’une caution bancaire

Lorsqu’un dirigeant s’est porté caution de l’emprunt de sa société et, a été amené à verser la caution,
il pourra en demander le remboursement lorsque celle-ci aura retrouvé une trésorerie suffisante. Les sommes versées par le dirigeant au titre de l’engagement de caution sont déductibles de son revenu imposable lorsque les conditions suivantes sont respectées :

• L’engagement a été réalisé dans l’intérêt de l’entreprise (il ne doit pas entrer dans le cadre de sa gestion privée)
• Le versement de la caution n’est pas dû à un acte frauduleux (abus de biens sociaux, détournement d’actes, …)
• Le montant de la caution n’est pas disproportionné par rapport au revenu du dirigeant au moment de l’engagement.

Il est à noter que si la caution versée est déductible du revenu imposable du dirigeant, elle est reprise dans le bénéfice imposable si l’entreprise rembourse le paiement de la caution ultérieurement.